Collega Alice over het secretariaat

Collega Alice over het secretariaat

12 oktober, 2020

Een fysiotherapeut is niet de enige belangrijke schakel in de praktijk. Het zijn de medewerkers van ons secretariaat die ervoor zorgen dat alle afspraken goed ingepland worden, patiënten iemand aan de telefoon krijgen zodra ze bellen en de praktijk structureel goed in elkaar zit.  In deze blog spreken we Alice, medewerker bij ons secretariaat, over haar werkzaamheden bij de praktijk. Benieuwd naar het interview? Lees dan snel verder

De werkzaamheden van Alice in het secretariaat

Alice is een van de vijf medewerkers van het secretariaat van Paramedisch Instituut Rembrandt. Door meer dan 25 jaar bij thuiszorgorganisatie Vitras, waar zij o.a. de planning deed, was de functie van secretaresse bij PMI Rembrandt een logische volgende stap. 

“Ik houd mij bezig met het maken van afspraken, het ontvangen van patiënten, het netjes houden van de wachtruimte en het bijhouden van de agenda’s van de fysiotherapeuten.” vertelt ze. Haar ervaring met plannen komt hierbij goed van pas.Ook bieden wij graag een luisterend oor en zullen de patiënt geruststellen dat hij/zij geholpen kan worden door onze therapeuten. Het kan immers voorkomen dat mensen emotioneel zijn door hun fysieke klachten die al langere tijd aanhouden.” 

 

Het secretariaat zorgt voor de perfecte match tussen therapeut en patiënt 

 “Wij werken altijd vanuit het oogpunt van de patiënt. Hoe wij dit doen? Door goed door te vragen. Wat is er aan de hand? Wat is het doel van de patiënt? Hoe lang is er sprake van de klacht? Wij hechten waarde aan de tijd van de therapeuten en de patiënt. Het is belangrijk dat de patiënt meteen bij de juiste therapeut terecht komt.” 

“Ook het maken van een afspraak wordt in het belang van de patiënt gedaan. Wij doen altijd ons uiterste best om de patiënt zo spoedig mogelijk te ontvangen. Dit stemmen wij af met de patiënt. Mocht er sprake zijn van een spoedklacht doen wij er alles aan om zo te schuiven dat de patiënt op korte termijn bij ons terecht kan.”

“PMI Rembrandt beschikt over 3 locaties waar afspraken gemaakt kunnen worden. Dit is handig als je bijvoorbeeld net bij de huisarts vandaan komt. Patiënten komen dan meteen langs om een afspraak te maken.”Uiteraard kan je ook online contact met ons opnemen, telefonisch een afspraak maken en is het mogelijk om een e-mail of een chat te sturen. In de chat vragen wij om het telefoonnummer, zodat wij terug kunnen bellen met mogelijkheden om een afspraak te maken. Wij streven er naar om dezelfde dag nog te reageren.”

 

De klachten die we in het secretariaat binnenkrijgen

“Tegenwoordig wordt er veel thuis gewerkt in verband het coronavirus.  We zien veel mensen in de praktijk met rug- en/of nekklachten. Ook knieklachten en sportgerelateerde klachten komen veel voor. Daarnaast worden er ook veel afspraken gemaakt voor geriatrie fysiotherapie.”

“Doordat de drie verschillende locaties van PMI Rembrandt dicht bij elkaar liggen, kunnen onze therapeuten flexibel worden ingezet. Dit is handig op het moment dat een therapeut met een specifieke specialisatie nodig is. Op elke locatie werkt een manueel therapeut. Op alle drie de locaties is het mogelijk echografie in te zetten. Shockwavetherapie kan alleen op onze locatie Veenendaal Kerkewijk.

We werken daarnaast ook waar mogelijk is samen met verschillende specialisten. waar mogelijk ook samen met deze specialisten. Dit zijn onder andere sport fysiotherapeuten, huisartsen, huidtherapeuten en pedicures.” 

 

De sterke punten van PMI Rembrandt

“PMI Rembrandt is een zeer innovatieve organisatie. Daarnaast zijn wij betrouwbaar, loyaal en ook kritisch. Wij streven altijd naar verbetering, zetten de patiënt te allen tijde centraal bij alles wat we doen en zetten ons maximaal in.” 

“Binnen de praktijk regel ik ook vervoer voor patiënten die moeilijk bij de locaties kunnen komen. De chauffeurs doen dit werk op vrijwillige basis. Het wordt dus alleen ingezet als het echt niet anders kan. “Ook hier vraag ik goed door bij de patiënt. Is er nog een partner, een kind of iemand anders in de omgeving die de patiënt kan brengen? Als de patiënt recent is geopereerd mag er natuurlijk ook gebruik van gemaakt worden. De chauffeur helpt de patiënt graag om plaats te nemen in de bus. Zit de patiënt in een rolstoel? Geen probleem! Als deze ingeklapt kan worden, plaatsen wij deze achterin de bus“.

 

Informatie voor patiënten vanuit het secretariaat

“Wat mij het meeste voldaan maakt, is dat alle taken van de dag aan het einde zijn afgehandeld. Dit houdt in dat alle e-mails beantwoord zijn, de planning goed is en het rooster voor het vervoer is doorgegeven. Dit betekent in grote lijnen dat de patiënten voorzien zijn van de gewenste informatie”. PMI Rembrandt is te vinden op Facebook, Instagram en Youtube. Hier worden geregeld tips geplaatst met betrekking tot het lichaam.